Los sistemas de información en las organizaciones

Leavitt en 1965 crea un modelo que describe a la organización como constituida por cuatro componentes interrelacionados: Los elementos de este modelo se agrupan en dos subsistemas:

• El subsistema Técnico: que incluye los trabajos (tareas) que van a desempeñarse, la forma en que se dividieron esos trabajos y se buscó su coordinación (estructura), y los equipos, instalaciones, instrumentos, y el ambiente físico y su disposición (tecnología). Este subsistema es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.

• El subsistema Social: en el que se encuentran las personas, sus características físicas y psicológicas, las vinculaciones y relaciones tanto individuales como grupales, y las exigencias organizacionales en la realización de los trabajos. Este subsistema es el encargado d transformar la eficiencia potencial en eficiencia real.

El enfoque sociotécnico concibe a las organizaciones como una combinación de tecnología y, al mismo tiempo, como un sistema social, desarrollándose entre los subsistemas una gran interacción mutua y recíproca. El modelo de Leavitt para la comprensión del cambio organizacional se basa en la fuerte interdependencia entre los componentes de los subsistemas, lo que provoca que un cambio en uno de los componentes produzca efectos, planeados o no planeados, en los otros: cuando uno cambia, los demás tienden a ajustarse con el fin de amortiguar el cambio. Esta característica que el modelo asume es importante considerarla durante el diseño del sistema administrativo y del sistema de información ya que existe una tendencia, por parte de los diseñadores, de hacer hincapié en la tarea (trabajos) y en la tecnología (instrumentos y equipos utilizados en la tarea), sin contemplar todos los efectos y consecuencias sobre las personas y la estructura. Por ejemplo, si se introduce una nueva tecnología para incrementar la productividad, el personal puede relacionar de forma tal que se contrarresten los beneficios potenciales en esa nueva tecnología.

En muchos casos, al diseñar nuevos sistemas de información se cambia la tecnología de procesamiento, con lo cual se cambia la manera que las personas la utilizan para relacionarse con las tareas que realizan produciéndose, además, modificaciones en la estructura y la cultura organizacional, las que deberían operar en favor del desarrollo de las tareas, pero que no siempre ocurre así.

En un modelo de diseño de sistema bajo el enfoque sociotécnico puede observarse cómo es el proceso que permite lograr la mejor respuesta sociotécnica: sistemas tecnológicos eficientes que produzcan satisfacción a sus integrantes.

IMPACTO POSITIVO E IMPACTO NEGATIVO

IMPACTO POSITIVO:
es importante que los registros que se hacen diarios en el proceso de elaboración de egresos es la correcta contabilización de lo que se este causando en ese momento, ya que asi evitamos errores en el momento de solicitar un informe ejemplo: (auxiliar para pago de retenciones en la fuente e IVA, informes de estados financieros que se deben presentar a la gerencia etc), esto refleja el debido control, información veraz y confiable que puede ser suministrada a cualquier usuario interno y externo de la empresa, así mismo con otros procesos.

IMPACTO NEGATIVO:
se ve reflejado cuando no existe ningún control para que la optimización de este sistema funcione en beneficio de todos los procesos que en el interfieren, debido a la falta de capacitación y soporte técnico en algunos módulos del sistema contable no permite que el usuario efectué el proceso de forma rápida y eficiente.

Ejemplo Práctico

Ciclo de vida del dato en Distribuidora de libros local:

Ciclo de vida del dato, en la distribuidora: los vendedores hacen las ventas domiciliaras y se registran diversos datos, de clientes y clientes potenciales, luego se realizan planillas por zonas donde se filtran todos los datos, para luego saber si el dato sirve, o no. para saber si el cliente es buen pagador, cuáles son sus gustos y preferencias para ofrecerle próximamente nueva mercadería. al finalizar el año revé la información de los clientes y los estados de cuenta, para proyectar nuevas ventas en año entrante a los morosos se los vuelve a intimar, y después de cierta fecha, esta información es eliminada del sistema de gestión que la empresa utiliza.

Tipos de informes y ejemplos:

Periódicos: habituales, rutinarios.

Informes de datos críticos: monitorean aspectos importantes y sirven para corregir desvíos o problemas posibles.

Informes al instante: cuando por alguna situación se solicita el informe antes del tiempo estipulado.

Informes de excepción: informa sobre situaciones que no son normales, o que han excedido los límites de control establecidos.

Ejemplos aplicados a una organización, Distribuidora de libros la cual se pueden identificar los siguientes informes..

Informes periódicos sobre las ventas mensuales, recaudación por vendedor lo que permite liquidar sueldos, informes sobre estados de cuenta corriente de los principales proveedores, y estados de cuenta corriente de los clientes activos, por localidad. (I. Periódicos)

Algunas veces surgen situaciones imprevistas que requieren informes especiales, como los informes de los estados de cuenta por créditos concedidos, o informes sobre los clientes que no han pagado sus cuotas en el plazo convenido en la venta.(I. críticos) en algunos casos estos y los periódicos se piden antes de tiempo, para tomar decisiones  sobre proveedores, clientes, mercadería, ect (I. al instante)

Informes de excepción, son los que se presentan en situaciones no normales, por ejemplo informes sobre cantidad y estado de la mercadería en stock.(I. excepción)

En cuanto al componente tecnología, podemos decir que esta pequeña y mediana empresa ubicada en las afueras de la cuidad, podría incluir pagina web, stock electrónico con herramientas inalambricas, de modo que los vendedores sepan si hay o no mercadería en el depósito a la hora de la venta, ya que las mismas se realizan en el interior de la provincia y un cátalo on-line ampliaría la cartera de clientes de la organización.

Reflexión

 Este modelo es importante para la Administración, y para nosotros como futuros administradores

Es fundamental conocer  todos los componentes de una organización como se relacionan e interactúan ya que un cambio en alguno de ellos, inevitablemente generará cambios en los restantes, y traerá apareja consigo ciertas consecuencias, a las cuales pueden ser tanto positivas como negativas, y hay que estar preparado para tomar decisiones, e implementar soluciones.

Fuente:

 Volpentesta, Jorge R.: "Organizaciones, Procedimientos y Estructuras". Editorial Osamar D. Buyatti.

http://nazlyjazari69.blogspot.com.ar/2009/11/impacto-positivo-e-impacto-negativo.html consultada el 25/10/15